結婚式の受付をお願いするときの文例｜ラインで依頼してもいい？

結婚式で受付は必要不可欠なものなので、ゲストのどなたかに受付係をお願いしなくてはいけません。
しかし新郎新婦さま自身が受付係をやったことがないことも多く、どのように依頼するのが良いか迷ってしまいますよね。

「受付のお願いをするタイミングはいつ？」
「どんな風に受付係をお願いすればいい？」
「何かお礼は準備したほうがいいかな？」

など受付係にまつわる悩みは尽きませんよね。
本記事では、受付係の依頼の仕方や当日の受付業務、受付をしてくれたゲストへのお礼の仕方などをまとめています。

ゲストに受付係をお願いする前に、失礼のないようにマナーを押さえておきましょう。
これから受付係をお願いしようと思っている新郎新婦さまに役立つ情報を紹介していますので、是非参考にして下さいね。

受付係の仕事内容とは

結婚式での受付係は、ゲストをお出迎えすることと、ご祝儀をお預かりすることが大きな役割です。
当日は慌ただしくお支度をしている新郎新婦さまやご両家に代わって、ゲストをお出迎えしてもらいましょう。

受付係はゲストでありながら、両家側の立場になって他のゲストをお迎えするという特殊な立場です。
またご祝儀をゲストから受け取って一時的に預かってもらうため、誰にお願いするのかというのも重要なポイント。

大金の管理をお願いするので、ゲストの中でも特に親しい間柄の方に頼むのが良いでしょう。

結婚式の受付は誰に依頼するか

まずは受付係を誰に依頼すればよいか考える際に、気をつけるポイントをご紹介します。
招待する予定のゲストの顔を思い浮かべながら、考えてみてくださいね。

受付には何人必要？

基本的には新郎様側で2名、新婦様側で2名の合計4名の受付係が必要です。
受付の一連の流れを1名でこなすのは、意外と慌ただしくなってしまうかもしれません。

2名ずつ頼んで連携しながら、受付係の役割を果たしてもらいましょう。
トイレなどで席を外す時にも、2名ずつだと交代で行けるため安心です。

またお金の管理など大きな役割があるので、複数人に頼む方がゲストの心理的な負担を和らげることができるでしょう。

信頼できる友達に依頼するのがベスト

信頼できる親しい友人や職場の同僚・後輩にお願いするのが理想的です。
特にしっかり者で責任感のあるタイプだと、受付係には適任でしょう。

結婚式では、受付係の他に友人代表スピーチや余興をお願いすることもあります。
誰にどの役割を依頼するのが良いか全体のバランスを考えながら依頼しましょう。

頼まない方がいい人とは

受付係は他のゲストが式場に到着するより前にスタンバイしてお出迎えする立場なので、当日の到着時間は早くなります。
遠方から参加してくれる友人だと、早めに式場に来てもらうことが負担になる可能性があるので避けましょう。

また受付係は長時間立っていたり、お金を扱うなど緊張感のある役割でもあります。
体に負担がかかりやすかったり、急に体調が変化しやすい妊婦のゲストもふさわしくありません。

受付係の頼み方

では実際に受付係を依頼する時には、どのようにお願いすると良いかご紹介します。
大事な役割をお願いするので、失礼にならないようにマナーを守って丁寧に頼みたいところ。
受付係の正しい頼み方を学びましょう。

招待状を送る1週間前には頼もう

招待状を送る前に、まず受付係をやってもらえるかどうか打診してみましょう。
遅くとも招待状を送る1週間前には、依頼しておくのがマナー。

招待状を見て初めて受付係を依頼されたと知るのは、唐突すぎて失礼にあたります。
受付係はなるべく直接会って依頼しましょう。

どうしても文面での依頼になる場合には、以下の例文も参考にしてみてくださいね。

▼直接会って頼むのが基本

招待するゲストに対して、こちらから仕事を依頼するので、直接会って頼むのが基本です。
もし都合が悪くて会えない場合も、電話で直接話をしてお願いする方が良いでしょう。
直接話をして依頼することで、表情や声のトーンなど気持ちが伝わりやすくなるメリットがあります。

▼ラインで依頼するときの文例

どうしても都合が付かずに、メールやLINEでお願いしなくてはいけない場合もあるかもしれません。
その場合には直接会って依頼ができなかった謝罪を一言添えると、相手にも誠意が伝わるでしょう。
以下に、文例を載せますので、参考にしてくださいね。

受付係の招待状には付箋を入れておく

受付係を依頼するゲストの招待状には、その旨を記した付箋を同封しましょう。
あらかじめ口頭でお願いはしてあったとしても、文書で改めてお願いするのが正式な方法です。

結婚式では受付係は必ずお願いする役割なので、漏れなく依頼を済ませるためには重要なポイント。
文書でも重ねてお願いすることで、口約束だけにならずに、行き違いを防ぐことができます。

当日の流れとスムーズに受付してもらうコツ

ここからは、受付係の当日の流れをご紹介します。
当日は式場のスタッフから受付係の方に、仕事内容の説明がある場合が多いです。

新郎新婦さまも受付の手順を把握しておくと、受付係を依頼する際に仕事内容を簡単に説明することができます。
事前に受付係をしてくれるゲストの不安を和らげることができるでしょう。

1.早めに集合してもらい受付準備

他のゲストよりも早い時間に集合して、受付を始める準備をしてもらいます。
早めに集合するのは身支度を整え、お手洗いなどを済ませておくため。

受付が始まるとゲストが次々と来館して、なかなかお手洗いに行くタイミングを取りにくいものです。
またご祝儀を預かってもらうため、受付中はなるべく席を外さずに、肌身離さず管理してもらいましょう。

2.受付業務を行う

受付の開始時間になったら、ゲストが来館するのでいよいよお出迎えです。
受付では芳名帳に記名していただき、ご祝儀を受け取るのが最も重要な仕事。

そして席次表を渡して、挙式や披露宴までの待合室をご案内をしてもらいます。
また受付は出欠確認も兼ねているので、「受付名簿(受付お願い書)」を用意してあげると便利でしょう。

「受付名簿」とは出席するゲストのリストや受付のやり方のご案内、受付係の方に共有しておいた方がよい情報が載っています。
「受付名簿」の詳しい作り方はこちらの記事をご覧ください。

3.ご祝儀をまとめて指定の場所へ

ゲストから受け取ったご祝儀は、ご祝儀を保管する袋に新郎側、新婦側とそれぞれまとめてもらいます。

ご祝儀は1つ1つ開封して中身を確認するまでは、総額がいくらあるかわかりません。
とても大きな金額ですが総額がわからないので、トラブルを避けるため式場のスタッフに預けることは出来ない場合が多いです。

ご両家または新郎新婦さまの手に渡るまでは、受付係の方にしっかりと管理してもらいましょう。
受付後はご両家の両親へお渡ししたり、式場にあるご祝儀専用の金庫に保管するなど式場によって扱いが異なります。

ご祝儀をどのように保管しておくかはあらかじめ式場スタッフと確認をして、受付係の方に言付けてください。

受付係へのお礼方法

受付係をしてくれたゲストには感謝の気持ちを込めて、お礼を渡すのが礼儀です。
「お互いの結婚式で受付係をする約束をしているのでお礼は不要」など特別な理由がない限りは、お礼を準備しましょう。
ここからは、どのようなお礼を準備するとよいかご紹介します。

お礼の相場と人気の品

受付係のお礼としてお渡しするのは、3,000〜5,000円が相場です。
あまり高額を包んでしまうと、かえって気を遣わせてしまう可能性がありますので、注意してください。

1.お車代として渡す

結婚式では、お礼をお車代としてお渡しするのが慣例です。
名目上は交通費としてお渡しする方が、ゲストも気軽に受け取りやすいでしょう。

結婚式にふさわしい華やかな柄のポチ袋に入れてお渡しします。
受付係の方へのお礼としてのお車代と、交通費としてお渡しするゲストへのお車代は区別がつくように、柄を分けると分かりやすいです。

2.品物をプレゼントする

お礼としてお金を包むのはよそよそしい感じがする場合には、プレゼントをお渡しするのもおすすめです。
性別を問わず、コンパクトで持ち帰りやすいものが、かさばらずにおすすめ。

女性の受付係には、コスメやボディケアグッズなど美容アイテムが喜ばれるでしょう。

ビジネスで使える文房具やオフィス小物などは、男性への贈り物に最適です。

お礼を渡すタイミング

結婚式当日は、新郎新婦さまはお支度があり、なかなか受付係のゲストに直接会ってお礼を伝える時間はありません。
そこで受付を始める前に両親より挨拶がてらお礼を渡してもらうと良いでしょう。
どうしても当日お渡しするのが難しい場合は、お礼だけ伝えてプレゼントを後日渡してもよいかもしれません。

まとめ：結婚式の受付係を心地よく引き受けてもらおう

結婚式で大事な役割である受付係。
そんな受付係をしてもらうゲストは、親しい方の場合が多いでしょう。

親しい間柄だからこそ失礼がないようにして、結婚式後も良好な関係を続けていきたいですよね。
そのためには、まず新郎新婦さまが受付係の役割をしっかりと理解しましょう。

本記事では、受付係へ依頼する際の注意点や、受付の仕事、お礼の仕方についてまとめました。
受付係への理解を深め、ゲストが快く引き受けてくれるといいですね。