遠方ゲストを結婚式に招待するとき、ホテルは手配するべき？ 交通費・宿泊費の負担方法

結婚式には遠方から出席してくれるゲストも少なくありません。しっかりおもてなししたいと準備に勤しむ新郎新婦も多いですが、何を手配すればいいのか不安に思う方も多いです。

「宿泊の手配をどう進めればいいのかわからない」
「ゲストにはどう連絡すればいい？」
「お車代っていくら用意すればいいの？」

本記事では、結婚式でのホテル手配について、ゲストへの対応や実際にホテルを手配する際の手順まで詳しく解説しています。

せっかく遠くから来てくれるゲストに結婚式での滞在を気持ちよく過ごしてもらうために、しっかり確認しておくことが大切ですね。

ホテル手配までの手順

ホテルを手配するまでの手順を5つのステップに分けてご紹介します。まずは何から手をつければいいのか、2人でしっかり確認しあい、情報をしっかり共有しながら進めていくことが大切です。

時期としては結婚式の2,3か月前には動き出したいですね。ただし、遠方から出席してくれるゲストの人数などによっては、手配に時間がかかる場合もあります。

自分たちにはどのくらいの時間が必要そうなのかもしっかり把握しておきましょう。

1.遠方ゲストのリストアップ

遠方から参加予定のゲストを、新郎新婦がしっかり把握できるようにリストアップしておきましょう。どこまでを遠方のゲストとするかについては、新幹線を利用するかなど交通手段による線引きが分かりやすいです。

その他距離やエリア別でのゲストの線引き方法については以下の記事で詳しく解説しています。

▼親族は交通費なしの決まりがあることも

親族についてはお互い様ということでお車代を用意しない、と取り決めている場合もあります。親御様に確認してみましょう。

2.お車代の負担方法を決める

お車代を誰が負担するのかについては、以下の4つのパターンがあります。

一般的には、「宿泊費のみ」の負担や「宿泊費全額と交通費半額」を負担することが多いです。

お車代はもちろん全額を負担するのがマナーとして最善といえますが、予算などの面から全額が難しいという場合も多いかと思います。全額が難しい場合には一部負担でもよいので、自分たちにできる範囲を検討しておきましょう。

ただし、主賓のタクシー代などは全額負担するつもりで用意してください。

▼宿泊費・交通費の相場について

宿泊費単体としては1万円程度が相場とされているので、1万円を目安に考えるとわかりやすいですね。
交通費についてはかかる実費をもとに考えます。

お車代を一切負担しないという場合は、ご祝儀を辞退するという方法も視野に入れるのがいいでしょう。

お車代なしについて詳しく知りたいしたい方は、こちらの記事をチェックしてみて下さい。伝え方の例文や代替としてのバス手配などについて解説しています。

3.宿泊の有無を本人に確認

ゲスト本人に宿泊の意志があるかどうかを確認します。招待状を送る前に聞いておくか、招待状に宿泊の有無を伺う項目を追加しておくと、スムーズに確かめられますよ。

遠方から来てくれるといっても、必ず全員が宿泊を希望するわけではありません。早く帰りたい事情があって日帰りをする方や、ホテルではなく近くの友人宅に宿泊する方もいます。

こちらの見方で決めつけるのではなく、ゲスト本人の意志を尊重することを忘れないようにしましょう。

4.ホテルの手配

ホテルの手配は、招待状などの返事が届き、ゲストの宿泊の有無を確認でき次第行います。シーズンによってはホテルが混み合うこともあるので、人数が確定したら、早めに済ませておくのが安心です。

体調不良などにより、万が一欠席になった場合を想定して、キャンセル料などもチェックしておくのがおすすめですよ。

5.宿泊情報の連絡

宿泊ホテルが決まったら、宿泊に必要な情報をゲストに共有します。滞在について不安に思っているゲストもいるかもしれないので、決定しているのであれば、早めに情報を伝えるのがいいでしょう。

ホテルなどを使い慣れていない人も多いということを念頭に置いて、知っているだろうと思い込まず、丁寧に情報を伝えることを心がけたいですね。

宿泊について確認すること

ホテルを予約する際には、確認しておきたい項目がいくつかあります。ホテルの場所や部屋の種類など、ゲスト本人の希望と差異がないように、事前にすり合わせをしておきましょう。

ホテル宿泊代金の支払いついては、誰が支払うのかということを、明確に伝えておくことがトラブル回避のポイントです。

宿泊について

ホテルに宿泊するに当たって、まず基本的な確認事項は、以下の2点です。

ホテルにこだわりがある場合や普段から使っているホテルがある場合など、手配自体をゲスト本人が直接行いたいというケースもあります。まずは、誰が手配するのかを明確にしておきましょう。

また、挙式の時間によって、前日に宿泊するか当日に宿泊するかが異なります。移動時間の長さや、体力的な面を考慮して2泊を希望する場合もあるかもしれません。

ホテルの手配を希望した場合は、名前や住所などホテル手配に必要な情報を聞いておきます。

こちらで勝手に判断するのではなく、ゲスト本人の希望をしっかり確認しておくことが大切ですね。

支払い方法について

宿泊費の支払方法もいくつかパターンがあります。

新郎新婦で全額払っておくのがゲストにとってもスムーズです。ホテルウエディングなどだと宿泊費も全てまとめて支払いを行うこともあるでしょう。

当日にお車代として代金を渡す場合は、ゲストが支払いを行う必要があります。2人が支払いまで行っているものと思っているゲストもいるかもしれないので、支払いは誰が行うのか明確にしておくのがおすすめです。

どこまで2人で負担できるのか、金額や支払い方法については文面にも残しておくと安心。あとからゲストが見返すこともできます。

ホテルについて

実際に予約を行う段階で必要になる情報が以下の2点です。

人によっては朝食を食べない場合や、好みに合わせて自分で用意したい場合も十分にありえます。朝食の有無によって宿泊代金が変動する場合も多いので、事前に確認しておくと安心です。

また、ホテルによっては駐車場の使用有無を事前に確認される場合もあります。駐車料金がかかる場合などには案内が必要になるので、まずは、移動手段を聞いておくようにしましょう。

部屋について

ホテルにはさまざまな部屋タイプがあります。複数名で使用する際や家族連れには配慮が必要になるので、ゲストの意思を尊重しながら準備を進めることが大切ですね。

相部屋は好みがわかれます。寝ている姿を他人に見せることに抵抗がある人もいますし、かなり親しい間柄でないと、気まずいという場合もあるでしょう。

ゲストが子連れの場合には、家族で並んで眠りやすい和室タイプが好まれることもあります。子供の年齢や人数などによって希望する部屋タイプが異なる可能性があるので、確認した上で快適に過ごすための心配りができるといいですね。

ホテルの部屋は禁煙・喫煙が明確に分けられています。はっきり喫煙者でないとわかっている場合や、子どもがいる場合などは禁煙ルームで問題ないでしょう。

ただし、喫煙者であっても匂いなどの観点から喫煙ルームを好まない人もいるので、手配する側の主観で判断するのは控えておくのがいいですね。

ホテルと部屋の選び方

ホテルを選ぶ際には、ホテルの立地や、部屋タイプなど、悩むことも多いかと思います。正解が決まっているわけではないので、できる限り宿泊するゲストの立場になって、その人にあった条件のホテルを提案したいですね。

ホテルの選び方

まずは結婚式場に提携ホテルがないか確認をしましょう式場にもよりますが、提携ホテルを持っている場合も比較的多く、手配がスムーズにできたり、割引プランなどもあります。

宿泊費は持てない代わりに割引プランの紹介と交通費往復分を持つ、という方法を取ることも可能です。

提携ホテルがない場合には、会場や駅などへのアクセス、ホテルのランクなどを考慮しながら選定します。ホテルのランクとしては、一般的にはシティホテルレベルを選ぶのがおすすめです。

結婚式の雰囲気や余韻を大切にしたい場合は、ホテルのクチコミなどをチェックし、お部屋やサービスなどに問題がないかをしっかり確認しておくと安心ですよ。

部屋の選び方

部屋は、先ほどの章で記載した通り、ゲストの希望に沿って手配を進めましょう。

ホテルの部屋はベッドの形態が選べるので、友人同士の宿泊などで誤ってダブルベッドを手配しないよう注意が必要ですね。ゲストに乳児がいる場合には、ベビーベッドの手配も事前に済ませておくと、ゲストに手間をかけさせずにすみます。

遠方ゲストがいる時の配慮

ホテルの手配以外にも、遠方からきてくれるゲストへの気遣いとして取り入れられる部分があります。なかなか自分が遠方からの出席経験がないと気づきにくい部分でもあるので、参考にしながらできる範囲で取り入れてみて下さい。

1.ゲスト用更衣室を用意する

当日移動して出席する場合、長時間の移動に備えて式場までは平服でくることも十分に考えられます。そのためパーティーの前後でゲストが使用できる更衣室があれば、そういった着替えの要望にもスムーズに対応可能です。

ヒールやパーティードレスなどの動きにくい服装で旅の大きな荷物をもたせることがないよう、荷物の預かりについても式場側に相談しておくといいでしょう。

ヘアセット・メイクアップ・和装の着付けなども併せて依頼がないか確認しておくと、後から慌てずに済みます。

2.引出物は軽く少なく

近場の結婚式であっても、かさばったり重さのある引き出物は持ち運びが大変だと感じた経験がある方もいるかもしれません。移動時間が長い遠方からのゲストにとっては、荷物が増えるのは想像以上に大きな負担になります。

もちろん引き出物は新郎新婦からの気持ちがこもった大切な品ですが、カタログギフトや引き出物の宅配サービスを利用して、遠方からのゲストへの配慮も必要です。

引き出物の大きさや渡し方に配慮した場合には、ゲストにその旨を伝え、カバンの大きさなど心配がいらないことを伝えておくといいですね。

3.当日は時間が押さないように

当日遠方へ帰る場合、心配なのが帰りの電車や飛行機の時間です。万が一結婚式の終了時間が押してしまうと、途中で抜け出すなんてことにもなりかねません。

ゲストが時間を心配して不安な思いをすることがないよう、結婚式は決まった時間内に終わらせることが大切です。

新郎新婦は当日時間を把握しづらいので、担当プランナーなどに事情を説明して、きっちり時間を確認しておいてもらうといいでしょう。

まとめ：遠方からの友人にも心地よく過ごしてもらおう

近場であっても結婚式に出席するのは、準備が大変ですよね。遠方の場合は、更に移動手段や時間など心配ごとがたくさんあります。

そんなゲストの気持ちに寄り添いながら、徹底して必要事項や希望を確認し合うことが、おもてなしのポイントです。

遠方からでも2人のために結婚式にきてくれる人がいるというのは、とてもうれしいことです。目の前のことで頭がいっぱいになりがちですが、自分たちのためにわざわざきてくれる人への配慮をもって準備を進めていきたいですね。